DENPASAR, BALIPOST.com – Keberadaan arsip yang tidak berfungsi lagi mengakibatkan penuhnya ruang penyimpnan. Oleh karena itu, secara berkala arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dimusnahkan. Hanya, sebelum melakukan pemusnahan, diperlukan pemeriksaan secara bertahap oleh tenaga arsiparis.
Seperti yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Senin (23/9). Dinas ini memusnahkan ribuan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Pemusnahan menggunakan alat mesin pencacah kertas dipimpin Asisten Administrasi dan Kesra Setda Denpasar I Made Toya di Studio Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar.
Made Toya mengatakan, penyusutan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan, biaya, tenaga, dan waktu. “Pegawai di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar saya harapkan terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan sehingga arsip yang merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggungjawaban kepada generasi yang akan datang dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik,” ujarnya.
Ia juga berharap semua unit OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Denpasar mengelola arsip dengan baik sesuai prosedur dan peraturan yang berlaku. Demikian pula untuk melakukan penyusutan sesuai mekanisme yang benar. Menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar sesuai aturan yang berlaku sehingga betul-betul dapat berperan sebagai pusat dan sumber informasi untuk masa sekarang maupun yang akan datang.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar I Putu Budiasa menyatakan, arsip yang dimusnahkan adalah arsip Badan Penanggulangan Bencana Daerah Denpasar dan Bagian Administrasi Pembangunan Setda Denpasar yang terdiri atas 140 boks berisi 1.578 berkas dan 123 boks berisi 1.250 buku.
Semua arsip sebelum dimusnahkan telah diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan. Tahap pertama prapenilaian yang dilakukan selama tiga bulan mulai 13 Maret sampai 13 Mei 2019 oleh Arsiparis Provinsi Bali dibantu staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Denpasar. Tahap kedua penilaian selama dua bulan terhadap arsip yang diusulkan dimusnahkan oleh Arsiparis Provinsi Bali beserta unit kerja pemilik arsip, Lembaga Pengawas serta Lembaga Hukum Pemerintah Denpasar.
Dalam menangani arsip sejatinya diperlukan tenaga arsiparis 15 orang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sementara di masing-masing perangkat daerah dibutuhkan empat orang. Jadi, keseluruhan 55 orang asiparis dibutuhkan di Denpasar. (Asmara Putra/balipost)
