Oleh Drh. Luh Ayu Aryani, M.P
Pada umumnya, masyarakat memiliki stigma bahwa arsip adalah tumpukan kertas usang, berdebu, dan dipandang tidak memiliki nilai guna. Tumpukan arsip yang tidak mendapat perhatian, tidak tertata, dan tidak terpelihara akan dimakan rayap dan hal tersebut dapat menganggu kenyamanan di ruang kerja.
Merujuk pada UU Nomor 43 Tahun 2009 arsip merupakan representasi dari rangkaian kesejarahan yang merekam perjalanan sebuah institusi atau lembaga atau bahkan perseorangan dan hal ini dapat digunakan sebagai referensi, acuan, refleksi, maupun pembelajaran mengenai hal-hal yang pernah terjadi di masa yang lalu.
Begitu pula Profesi Arsiparis dan tenaga pengelola arsip memiliki stigma sebagai salah satu profesi yang dapat bekerja dengan santai dan tidak memerlukan keahlian khusus. Pandangan ini berbanding terbalik dengan apa yang menjadi tugas dan fungsi pokok (tupoksi) Pejabat Fungsional Arsiparis. Arsiparis merupakan elemen penting yang tidak dapat terpisahkan dari keberadaan arsip.
Di era industri 4.0 terjadi pergeseran penciptaan dari arsip tekstual mengarah ke arsip digital, begitu pula manajemen arsip bergeser dari analog menuju digital, dan layanan arsip pun menuju layanan berbasis digital. Eksistensi arsip digital merupakan konsekuensi logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Guna menjamin keamanan, keutuhan dan keselamatan arsip, pemeliharan arsip harus mampu menyesuaikan bentuk dan media arsip yang tercipta. Transformasi digital akan menciptakan efisiensi kertas (paperless) dan efisiensi waktu (contactless).
Menyikapi kemajuan era transformasi digital, pemerintah telah menyiapkan berbagai regulasi sebagai payung hukum di antaranya penerbitan Perpres Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya. Tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan berbasis elektronik secara nasional diharapkan mampu mencapai birokrasi dan pelayanan publik yang berkinerja tinggi.
Pembangunan dan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) telah dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia sejak tahun 2009 dan selanjutnya disempurnakan lagi menjadi e-arsip terintegrasi dalam bentuk aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dengan fitur yang lebih lengkap mulai dari penciptaan sampai penyusutan arsip. Penerapan e-arsip ini yang merupakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD) telah diujicobakan pada 8 instansi pusat pada bulan Agustus – Oktober 2020.
Sementara itu, ANRI juga telah merintis Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Statis (AUBKS) sejak tahun 2009. Integrasi kedua aplikasi umum tersebut menghasilkan sistem dan simpul jaringan informasi atau yang yang lebih dikenal dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasioanal (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang memiliki tujuan mewujudkan arsip dinamis dan statis secara nasional, arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan, menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara, serta menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah.
Sebagai percepatan amanat dari Perpres Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Pemerintah Provinsi Bali telah mengeluarkan Surat Edaran Gubernur Bali Nomor 1154 Tahun 2020 tentang petunjuk pelaksanaan pengelolaan surat elektronik pencipta arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bali. Walaupun aplikasi e-office tersebut memiliki fitur yang terbatas pada penciptaan arsip, namun terbukti telah membantu proses percepatan akses arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bali. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali juga berupaya untuk menerjemahkan, mengejawantahkan, dan menuangkan regulasi-regulasi tersebut dalam program kerja dan upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip, serta peningkatan kualitas layanan arsip.
Kemajuan dalam pengelolaan arsip elektronik disertai dengan produk regulasi kearsipan sebagaimana tersebut di atas, harus didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten yang melek teknologi, serta didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Arsiparis sebagai tenaga profesional dalam pengelolaan arsip dituntut untuk selalu belajar dan mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi agar dapat mengimbangi kemajuan dalam dunia kearsipan digital.
Penulis, Plt. Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bali
